A continuación debes indicar los motivos por los que un empleado puede entrar o salir de la empresa fuera de su rango de entrada o de salida.

Para cada horario vamos a configurar un rango de entrada. Si por ejemplo en tu empresa se entra a las 8:00 h, el rango de entrada podría ser de 7:55 a 8:05 h. En este margen de tiempo al empleado se le permite fichar sin justificar el motivo por el que lo hace. Lo mismo sucede con la salida.

Pero si lo hace fuera de ese rango debe indicar la razón. En los apartados "Motivo de entrada fuera de hora" y "Motivos de salida fuera de hora" encontrarás algunos de los motivos más habituales de entrada y salida. Selecciona aquellos que quieras activar en tu empresa. 

Si en tu empresa existe algún motivo para fichar una salida o una entrada fuera de hora que no hayamos previsto, puedes darlo de alta tu mismo. Para eso fíjate en el apartado "Motivos de fichaje fuera de hora personalizados". 

Pulsa en el botón que pone "Nuevo motivo" y solo tendrás que indicar algunos datos:

• Nombre: Indica un nombre para el motivo; suele ser la razón por la que se ficha. 
• Tipo: Elige si es una razón por la que entrar, salir o ambos. 
• Contabiliza: Indica si cuando un empleado ficha por ese motivo el tiempo dedicado se suma a sus horas trabajadas o no.
• Motivo activo: Marca o desmarca esta casilla para que esté o no disponible para utilizar en el fichaje de tus empleados.  

A continuación pulsa en el botón guardar; el motivo ya estará en tu listado de motivos personalizados. Con esto ya hemos terminado el primer paso de la configuración. Para acceder al siguiente paso pulsa en siguiente. 

En el segundo paso vamos a dar de alta las delegaciones de tu empresa, es decir, todos aquellos puntos en los que tu empresa tenga sede, oficinas, tienda, etc. También puedes dar de alta todos los lugares de trabajo que tengas en una misma ciudad o pueblo. 

Si en tu empresa solo contáis con un lugar de trabajo puedes saltarte este paso sin añadir ningún elemento. 

Para dar de alta una nueva delegación solo tienes que pulsar en "Nuevo elemento". A continuación debes indicar los siguientes datos:

• Denominación: Un nombre identificativo para la delegación. Puede ser el nombre del pueblo, el nombre de una calle, etc. 
• Localidad: La localidad en la que se encuentra la delegación. Debes buscarla entre las localidades de España dadas de alta en la plataforma. Ten en cuenta que esta elección determinará el calendario laboral de esta delegación. 

Una vez hayas dado de alta todas las delegaciones que quieras, puedes pulsar en siguiente. 

En el tercer paso vamos a dar de alta los departamentos de tu empresa, aquellos en los que divides tu organización, como por ejemplo administración, comercial, almacén, etc. Si tu empresa no se organiza por departamentos puedes saltarte este paso sin añadir ningún elemento. 

Para dar de alta un nuevo departamento solo tienes que pulsar en "Nuevo elemento". A continuación debes indicar el siguiente dato:

• Denominación: Un nombre identificativo para el departamento, que suele estar relacionado con el tipo de actividad que se desarrolla en el mismo. 

Una vez hayas dado de alta todos los departamentos que quieras, puedes pulsar en siguiente. 

El cuarto paso es el más complicado de la configuración y el que más dudas genera, ya que en él debemos indicar todos los tipos de jornada que existen en nuestra organización. En nuestro sistema de registro de jornada no creas un tipo de jornada para cada trabajador, ya que lo habitual es que varios trabajadores compartan horario con varios compañeros, y en ese caso el trabajo de definir una jornada habría que hacerlo varias veces. 

Por tanto, en EASY Client hemos pensado en que lo más óptimo a nivel de recursos es crear las jornada de forma independiente, y luego asignarlas a cada trabajador. Además, de esta forma, cambiar la jornada de un trabajador es muy sencillo. 

Por tanto piensa en cuántas jornadas diferentes hay en tu empresa -teniendo en cuenta a quienes trabajan a media jornada y a jornada completa- y créalas en este apartado de la configuración.

Para poder pasar al siguiente paso será necesario que crees al menos una jornada. Pulsa en el botón "Nuevo elemento" para hacerlo. Accederás a un formulario en el que debes rellenar los siguientes datos:

• Denominación: Indica el nombre identificativo de la jornada, por ejemplo "Completa Mañana". 
• Horas semanales: Indica el total de horas semanales que tiene esta jornada, como por ejemplo 40 si es completa, o 20 si es media jornada. 

Hasta aquí ya hemos completado los datos generales. Ahora empezamos a indicar cómo es la jornada por cada día de la semana. Como puedes ver, se muestran todos los días de la semana; tenemos un serie de datos que rellenar para el primero de ellos, el lunes:

• Tipo de jornada: Este desplegable nos da varias opciones. La primera es "Definir horario". Al seleccionarla debemos indicar con detalle el horario de la jornada. La segunda es "No laboral"; al seleccionarla se entiende que ese día no se trabaja en la empresa. Y por úlitmo podemos elegir la opción "Igual que DIA". Al seleccionar esta opción la jornada será la misma que la del día indicado. Por defecto la del lunes estará puesta en "Definir horario", ya que para elegir otra opción necesitas indicar el horario de algún día. 
• Horas diarias: Indica el número total de horas diarias que se trabajan en tu organización en este tipo de jornada, por ejemplo 8 horas si es jornada completa. 
• Inicio hora de entrada: Debemos definir un margen de entrada para tus empleados. La amplitud del margen depende de cuáles sean las costumbres de tu empresa. En este campo indicamos cuándo empieza ese margen. Si entran a las 9:00 h podríamos poner el inicio del margen a las 8:55 h. 
• Fin hora entrada: En este campo indicamos cuando termina el margen para entrar. Si entran a las 9:00h podríamos poner el inicio del margen a las 9:05h. 
• Inicio hora de salida: Debemos definir un margen de salida para tus empleados. La amplitud del margen depende de cuáles sean las costumbres de tu empresa. En este campo indicamos cuándo empieza ese margen. Si salen a las 16:00 h podríamos poner el inicio del margen a las 15:55 h. 
• Fin hora salida: En este campo indicamos cuándo termina el margen para salir. Si salen a las 16:00 h podríamos poner el inicio del margen a las 16:05 h. 
• Jornada partida: Marca esta casilla solo en el caso de que la jornada de tus empleados sea partida; es decir, si disponen de un parón para comer de al menos 60 minutos de duración. En caso de que no haya parón, o este sea más pequeño, legalmente se considera un descanso, no una jornada partida. 
• Salida comida: Este campo solo parece si has seleccionado "Jornada partida". En él debes indicar a qué hora salen a comer los empleados adscritos a esta jornada. 
• Entrada comida:  Este campo solo aparece si has seleccionado "Jornada partida". En él debes indicar a qué hora vuelven de comer los empleados adscritos a esta jornada. 

Ya hemos terminado de configurar un día de esta jornada, el lunes por ejemplo. Ahora hay que configurar el resto de días de la semana. Si el resto de días de la semana los empleados asociados a esta jornada trabajan en el mismo horario que el lunes, en lugar de volver a introducir todos los datos, seleccionaremos en el campo "Tipo de jornada" la opción "Igual que Lunes". 

Si uno de los días de la semana no se trabaja, seleccionaremos en el campo "Tipo de jornada" la opción "No laboral". Si alguno de los días de la semana, para este tipo de jornada, el horario es diferente al del lunes, seleccionaremos en el campo "Tipo de jornada" la opción "Definir horario" e introduciremos todos los datos, como hemos hecho en el ejemplo anteriormente indicado.

De esta forma definiremos con detalle este tipo de jornada. Cuando hayamos terminado pulsaremos en Guardar.  Al hacerlo volveremos a la pantalla anterior, y podremos editar la jornada que hemos creado y crear tantos tipos de jornada como deseemos.

Es un trabajo laborioso, el más complicado de la configuración, pero ten en cuenta que si lo haces bien, solo tendrás que hacerlo una vez, simplificando mucho la gestión de los horarios de tus trabajadores. 

Una vez hayas terminado de crear todas las jornadas, pulsa en Siguiente. 

A continuación vamos a crear los empleados de tu organización. Puedes crear tantos empleados como te permita la aplicación, en base a tu cuota mensual del módulo de Registro de Jornada de EASY Client. Por defecto podrás gestionar hasta 20 empleados. Para crear un empleado debes seleccionar la opción "Nuevo elemento". A continuación debes rellenar una serie de datos de cada empleado:

• Nombre usuario: Es el nombre identificativo del usuario en la plataforma. No puede tener espacios y puede o no ser real. Por ejemplo "rmartinez". 
•  PIN: Un número de 4 dígitos que le permitirá fichar mediante PIN en el dispositivo que coloques en tu empresa con nuestra aplicación instalada. 
• Contraseña: Una contraseña de al menos 4 caracteres que permitirá a tus empleados fichar a distancia, tanto desde la APP como desde la web. 
• Delegación: Selecciona la delegación en la que trabaja tu empleado de entre las delegaciones que hayas dado de alta. Este paso no es obligatorio. 
• Departamento: Selecciona el departamento en el que trabaja tu empleado de entre los departamentos que hayas dado de alta. Este paso no es obligatorio. 
• Jornada: Selecciona la jornada en la que trabaja tu empleado de entre las jornadas que hayas dado de alta. Este paso sí es obligatorio. 
• Horas semanales: Indica las horas semanales que debe trabajar este empleado, si son ligeramente diferentes a las que indica la jornada (por ejemplo un empleado que trabaja 38 horas en una jornada de 40). Este dato prevalecerá sobre el que hayas indicado en la jornada. 

Hasta aquí ya has rellenado los datos más importantes, los que afectan al fichaje de tus empleados y al uso de la aplicación de Registro de Jornada. A continuación debes indicar otros datos de tus empleados, necesarios para la exportación de datos, para la comunicación o para organizarlos:

• Nombre: El nombre real de tu empleado. 
• Apellidos: Los apellidos reales de tu empleado. 
• Email: Email de contacto de tu empleado. Importante para que reciba los datos de acceso. 
• DNI: DNI real de tu empleado, necesario para la exportación de datos. 
• NAF: Número de la Seguridad Social de tu empleado, necesario para la exportación de datos.
• Móvil: Teléfono de contacto de tu empleado. 
• Sexo: Género de tu empleado. 
• Dirección: Dirección de tu empleado. 
• Código postal: Código Postal de tu empleado. 
• Localidad: Localidad en la que vive tu empleado. 
• Fecha nacimiento: Fecha de nacimiento de tu empleado. 

Hasta aquí los datos personales de tu empleado. Por último, vamos a rellenar otros datos relacionados con el uso del Registro de Jornada: 

• Permitir teletrabajo: Marca esta opción solo si quieres que este empleado pueda fichar fuera de la empresa, ya sea a través de la APP en su propio móvil o desde la web.
• Inactivo: Marca esta opción si el empleado no va a necesitar fichar durante una temporada, ya sea por vacaciones, baja médica, excedencia, despido, etc. 
• No ficha: Marca esta opción si este empleado no necesita fichar, como sucede con altos ejecutivos, autónomos, etc. 
• Comentario: Un campo para que dejes los comentarios que quieras sobre este empleado. 

Con esto ya habríamos terminado de dar de alta un nuevo empleado. Pulsa en Guardar para volver a la página anterior, en la que podrás editar el empleado que has creado y dar de alta tantos nuevos empleados como quieras. 

Una vez hayas dado de alta a tus empleados, puedes pulsar el botón Siguiente. 

Con el objetivo de que nuestro módulo de Registro de Jornada aporte algo más a nuestros clientes, hemos hecho que a través de él puedas lanzar comunicados importantes a tus empleados. Para ello, tanto en el dispositivo que coloques en tu empresa como en la APP que tus empleados pueden llevar en sus móviles, hemos creado un tablón de anuncios. 

Para crear un nuevo mensaje en el tablón de anuncios solo tienes que pulsar en "Nuevo elemento". A continuación debes rellenar los siguientes campos:

• Titular: El título de tu comunicado. 
• Delegación: Selecciona la delegación en la que quieres que se vea el comunicado, o si prefieres que lo vean en todas las delegaciones de la empresa. 
• Contenido: Introduce el texto de tu comunicado. 

Pulsa en Guardar cuando hayas terminado el comunicado para volver a la página anterior, en la que podrás editar el comunicado creado y dar de alta tantos como quieras. 

Pulsa en Siguiente cuando hayas terminado este paso. 

En este último paso te ofrecemos los enlaces de descarga de la aplicación de Registro de Jornada, tanto en Android (Google Play) como en iOS (Apple Store). Pulsa en ellos para descargar la aplicación que debes instalar en tus dispositivos o en los teléfonos de tus empleados para realizar el Registro de Jornada. 

Ya has terminado el proceso de configuración del Módulo de Registro de Jornada de EASY Client.